Hoe verwerkt Passiefhuis-Platform vzw/Pixii uw persoonsgegevens?

We begrijpen dat uw privacy belangrijk is en we doen dan ook al het nodige om deze te respecteren. Uw persoonsgegevens zullen enkel gebruikt worden door Pixii / Passiefhuis-Platform vzw, Mundo-Antwerpen, Turnhoutsebaan 139a, 2140 Borgerhout. Het kan gebeuren dat een derde (niet-commerciële) partij bepaalde gegevens nodig heeft. Hieronder kunt u gedetailleerd lezen hoe we uw gegevens gebruiken en waarom het soms nodig is om gegevens uit te wisselen met derden.

Wanneer u beslist om ons uw persoonsgegevens te bezorgen (bijvoorbeeld door u in te schrijven voor één van onze opleidingen) bevestigt u dat u het eens bent met dit privacy beleid.

Welke gegevens gebruiken we, waarvoor, aan wie kunnen we ze bezorgen en hoe lang houden we ze bij?

Welke gegevens we gebruiken, waarvoor we de gegevens gebruiken en hoe lang we ze bijhouden wordt bepaald door de reden waarvoor we de gegevens verwerken. Meer informatie hierover vindt u in de volgende hoofdstukken.

1. Ik schrijf me in voor een opleiding, studiedag (= Expert day), symposium of een ander event door Pixii (mede)georganiseerd
2. Ik koop software aan of download gratis software
3. Ik dien een dossier in ter certificatie van een residentieel gebouw
4. Ik heb een offerte gevraagd aan Pixii, eventueel gevolgd door het afsluiten van een contract
5. Ik ben akkoord gegaan met het ontvangen van nieuwsbrieven van Pixii
6. Ik ben lid van Pixii en heb een bedrijfspagina en een account op de Pixii-website
7. Ik ben een leverancier of een contactpersoon van een professionele klant van Pixii
8. Ik bezoek (regelmatig) de website van Pixii

1. Ik schrijf me in voor een opleiding, studiedag (= Expert day) of ander event door Pixii (mede)georganiseerd

Welke gegevens verzamelt en verwerkt Pixii?

• Naam, voornaam, facturatieadres, btw-nummer, telefoonnummer en emailadres

In principe verwerken we minimum uw naam en voornaam, aangevuld met het facturatieadres en een telefoonnummer waarop we u kunnen contacteren bij dringende onvoorziene omstandigheden en een emailadres om u de factuur, bevestigingsmail en presentaties te kunnen toesturen.

• Rijksregisternummer

Indien de gevolgde uren opleiding erkend werden als permanente vorming voor energiedeskundigen en u wil dat ze geregistreerd worden bij het Vlaams Energieagentschap, hebben wij daarvoor uw rijksregisternummer nodig.

• Stamnummer bij de Orde van Architecten

Indien de gevolgde uren opleiding erkend werden als permanente vorming voor architecten en u wil dat ze geregistreerd worden bij de Orde van Architecten, hebben wij daarvoor uw stamnummer nodig.

Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

Als u een contract met ons afsluit door bijvoorbeeld in te schrijven voor een opleiding, zullen we uw gegevens verwerken om dit contract te kunnen uitvoeren. We gebruiken uw gegevens dan om u de factuur te kunnen bezorgen, om de opleiding mogelijk te maken maar ook om uw vraag, bericht of verzoek te behandelen, u de dienstverlening te kunnen aanbieden die u wenst en de dienst na verkoop te verzorgen. Daaronder verstaan wij o.a. de afhandeling van uw kmo-subsidiedossier, de registratie van de uren gevolgde permanente vorming, presentaties opnieuw doorsturen na verlies, attesten van aanwezigheid doorsturen indien gevraagd, het kenbaar maken van volgende vormingen.

We zullen uw gegevens ook verwerken om de wettelijke verplichtingen die Pixii heeft te kunnen naleven. Hieronder valt ook het overmaken van uw gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe audits, het bewijzen van aanwezigheid van deelnemers van onze opleidingen in het kader van overheidssubsidies, kmo-subsidiedossiers en toekennen van de te volgen permanente vorming voor architecten en energiedeskundigen. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacybeleid van deze derden.

Aan wie kunnen we uw gegevens bezorgen?

We kunnen uw persoonsgegevens bezorgen aan andere natuurlijke personen of rechtspersonen die voor Pixii als onderaannemers handelen. In dat geval hebben ze alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun taak. We doen hiervoor enkel beroep op natuurlijke personen of rechtspersonen die in de EU gevestigd zijn en erkennen dat zij al hun verplichtingen krachtens de privacywet/GDPR zullen naleven.

Daarnaast zijn we soms verplicht uw gegevens te bezorgen aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe audits, het bewijzen van aanwezigheid van deelnemers van onze opleidingen in het kader van overheidssubsidies, kmo-subsidiedossiers en toekennen van de te volgen permanente vorming voor architecten en energiedeskundigen. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacy beleid van deze derden.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Als we uw gegevens niet langer nodig hebben voor andere verwerkingen vermeld in deze privacy voorwaarden, houden we de gegevens verzameld naar aanleiding van inschrijvingen 5 jaar bij, te rekenen vanaf het kalenderjaar volgend op de opleiding. Gegevens nodig voor boekhoudkundige verwerking, moeten wettelijk gezien 7 volledige boekjaren bijgehouden worden.

2. Ik koop software aan of download gratis software of tools

Welke gegevens verzamelt en verwerkt Pixii?

• Naam, voornaam, facturatieadres, btw-nummer en emailadres

In principe verwerken we minimum uw naam en voornaam, het facturatieadres en een emailadres om u de factuur en de software + updates te kunnen (laten) toesturen.

Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

Als u een contract met ons afsluit door bijvoorbeeld software aan te kopen, zullen we uw gegevens verwerken om dit contract te kunnen uitvoeren. We gebruiken uw gegevens dan om u de factuur en de handleiding van de software te kunnen bezorgen, om uw bestelling te behandelen, de dienst na verkoop te verzorgen en u op de hoogte te brengen van vormingen.

We zullen uw gegevens ook verwerken om de wettelijke verplichtingen die Pixii heeft te kunnen naleven. Hieronder valt ook het overmaken van uw gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe audits en het bewijzen van de uitvoering van onze activiteiten in het kader van overheidssubsidies. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacybeleid van deze derden.

Aan wie kunnen we uw gegevens bezorgen?

We kunnen uw persoonsgegevens bezorgen aan andere natuurlijke personen of rechtspersonen die voor Pixii als onderaannemers handelen. In dat geval hebben ze alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun taak. We doen hiervoor enkel beroep op natuurlijke personen of rechtspersonen die in de EU gevestigd zijn en erkennen dat zij al hun verplichtingen krachtens de privacywet/GDPR zullen naleven.

Aan het PHI (Passivhaus institut, http://www.passiv.de) in Duitsland bezorgen we uw naam, adres en emailadres zodat zij u de downloadlink en updates van de aangekochte PHPP- en designPH-software kunnen bezorgen.

Daarnaast zijn we soms verplicht uw gegevens te bezorgen aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe audits, het bewijzen van aanwezigheid van deelnemers van onze opleidingen in het kader van overheidssubsidies, kmo-subsidiedossiers en toekennen van de te volgen permanente vorming voor architecten en energiedeskundigen. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacy beleid van deze derden.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Als we uw gegevens niet langer nodig hebben voor andere verwerkingen vermeld in deze privacy voorwaarden, houden we de gegevens verzameld naar aanleiding van aankoop van software 5 jaar bij, te rekenen van het kalenderjaar volgend op de datum van aankoop. Gegevens nodig voor boekhoudkundige verwerking, moeten wettelijk gezien 7 volledige boekjaren bijgehouden worden.

3. Ik dien een aanvraag in ter certificatie van een residentieel gebouw

Welke gegevens verzamelt en verwerkt Pixii?

• Naam, voornaam, facturatieadres, btw-nummer, telefoonnummer en emailadres

In principe verwerken we minimum uw naam en voornaam, aangevuld met het facturatieadres en een telefoonnummer waarop we u kunnen contacteren voor bijkomende informatie en een emailadres om u de factuur, eventuele schriftelijke vragen en een digitaal duplicaat van het gevraagde certificaat te kunnen toesturen.

Alle relevante gegevens van het gebouw waarvoor u een certificaat aanvraagt:

A. Aanvraagformaliteiten

• een door de aanvrager ingevuld en ondertekend aanvraagformulier (bestandtype pdf, jpg ,...)
• een ingevuld Excel blad met de algemene certificatiegegevens

B. Ontvangstbevestiging bouwaanvraag

Een kopie van het ontvangstbewijs dat de gemeente afleverde bij indiening van de definitief goedgekeurde bouwaanvraag.

C. Het PHPP-bestand in xls of xlsx-formaat.

D. Folder Tekeningen en foto's

a. Inplantingsplan

• een eventueel traditioneel inplantingsplan
• een dxf- of dwg-bestand waarin een screenshot uit Google Maps is geïmporteerd waarop ten minste één geveloriëntatie ten opzichte van het noorden is aangegeven.
• indien de bouwplaats-hoogte in het tabblad klimaat is ingegeven wordt hierin ook een screenshot van de bouwplaats in Google Earth geplaatst.
• foto's van de omgeving: minimaal 1 foto loodrecht vanuit elke gevel naar de omgeving toe.
• Indien het PHPP-tabblad Schaduw niet leeg is en er dus niet gekozen is voor standaard beschaduwing dienen de afmetingen en afstanden van de schaduw gevende objecten duidelijk vermeld te worden.

b. Grondplannen

De grondplannen van elk aanwezig vloerniveau

• bij voorkeur in dxf-, dwg- of skp-formaat met aanduiding van de verschillende vloer- en verliesoppervlaktes in polylines
• indien enkel pdf-formaat beschikbaar moeten alle noodzakelijk afmetingen duidelijke aangegeven zijn
• Denk ook aan de noodzakelijke verwijzingen naar de detaillering

c. Gevelaanzichten

De foto's en plannen van de verschillende afgewerkte gevels

• plannen bij voorkeur in dxf-, dwg- of skp-formaat met naamgeving (nummering) van elk raam gebruikt in PHPP/factuur/leveringsbon
• indien enkel pdf-formaat beschikbaar moeten alle noodzakelijk afmetingen duidelijke aangegeven zijn

d. Doorsnedes

De doorsnedes zodat alle verschillende niveaus duidelijk zijn

• bij voorkeur in dxf-, dwg- of skp-formaat met aanduiding van de verschillende vloer- en verliesoppervlaktes in polylines
• indien enkel pdf-formaat beschikbaar moeten alle noodzakelijk afmetingen duidelijke aangegeven zijn
• Denk ook aan de verwijzing naar detaillering

e. Details

De verschillende soorten voorkomende bouwknopen

• de werffoto's
• de tekeningen met duidelijke opgave van materialen en afmetingen

E. Schrijnwerk en beglazing

a. Certificaten

De certificaten/testrapporten m.b.t. de technische eigenschappen van de verschillend toegepaste types schrijnwerk en beglazing die de conformiteit met de recentste Europese normering aantonen.

Producten die voorkomen op www.epbd.be of over een PHI-certificaat beschikken

voldoen hier automatisch aan. Voor dergelijke producten is deze staving niet noodzakelijk.

Denk aan:

• g-waarde
• Ug-waarde
• psi-waarde glasrand
• Uf-waarde profielen
• Tekeningen profielopbouw en -afmetingen

b. Facturen, leveringsbons

De facturen en/of leveringsnota's waaruit per venster kan blijken

• welke profielen er gebruikt werden: producent, unieke productnaam (die exact correspondeert

met de benoeming op het overeenkomstig certificaat/attest)

• productieafmetingen van het venster
  • welke beglazing toegepast werd: producent, unieke productnaam (die exact correspondeert

met de benoeming op het overeenkomstig certificaat/attest)

• welke spacers gebruikt werden: producent, unieke productnaam (die desgevallend exact corresponderen met de benoeming op het overeenkomstig certificaat/attest)

F. Isolatie

a. Certificaten

De certificaten m.b.t. de thermische eigenschappen van de verschillend gebruikte types vloer-, dak- en wandisolatie die de conformiteit met het wettelijke Transmissiereferentiedocument aantonen.

Producten die voorkomen op www.epbd.be en/of over een ATG-certificaat beschikken voldoen hier automatisch aan. Voor dergelijke producten is staving niet noodzakelijk.

b. Facturen, leveringsbons

De facturen en/of leveringsnota's waaruit voor elk product blijkt

• welk exact producttype er gebruikt werd (producent, unieke productnaam (die exact correspondeert met de benoeming op het overeenkomstig certificaat/attest), dikte)
• welk hoeveelheid aankocht en geplaatst werd

G. Ventilatie

a. Certificaten

Wanneer het toestel dat vermeld wordt op de factuur/leveringsbon niet gecertificeerd werd door PHI (zie ook http://www.passiv.de/03_zer/Komp/Lueft/Z-Lueftungsgeraete.pdf) dan dient men hier een testrapport/certificaat op te slaan dat opgesteld werd door een onafhankelijke instantie waaruit de conformiteit met de Europese normering (EN308) kan blijken.

b. Facturen, leveringsbons

De facturen en/of leveringsnota's waaruit blijkt

• welk exact toesteltype er gebruikt werd (producent, unieke productnaam (die exact correspondeert met de benoeming op het overeenkomstig certificaat/attest)
• welke exacte kanaalisolatie er gebruikt werd

H. Zonwering (indien van toepassing)

a. Certificaten

De certificaten/testrapporten m.b.t. de technische eigenschappen

van de verschillend toegepaste types zonwering die de conformiteit met de recentste Europese normering aantonen.

Producten die voorkomen op www.epbd.be voldoen hier automatisch aan. Voor dergelijke producten is deze staving niet noodzakelijk.

b. Facturen, leveringsbons

De facturen en/of leveringsnota's waaruit blijkt

• welk exact producttype er gebruikt werd (producent, unieke productnaam (die exact correspondeert met de benoeming op het overeenkomstig certificaat/attest)
• welke hoeveelheid en afmetingen aangekocht en geplaatst werd

c. Fc-waarde berekening

Indien er voor de screens niet gerekend wordt met de default-waardes, vult u de Excel rekentool in.

I. Luchtdichtheidstest

Het testrapport waaruit blijkt dat de bekomen luchtdichtheidsresultaten bepaald werden conform de wettelijke bepalingen.

J. EPB

De EPB-berekening (bestandstype ".epb") die betrekking heeft op het werkelijk uitgevoerde project m.n. de "as-built"-situatie. In de naamgeving neemt u de versie op waarmee het bestand is aangemaakt. Bijvoorbeeld: EPBv152 Peeters-Janssens.epb wanneer dit bestand gemaakt werd met EPB versie 1.5.2

K. Nulenergie (indien van toepassing)

De Excel-berekening van nulenergie.

a. PV

• een kopie van de factuur (geen offerte) voor het plaatsen van een fotovoltaïsche panelen met vermelding van het aantal, merk en type van de panelen, het aantal en type van de omvormer(s).
• het keuringsrapport
• Een technische fiche van de panelen waaruit blijkt wat het piekvermogen van fotovoltaïsch systeem in W bedraagt en dit bij een bezonningsstroom van 1000 W/m², en bepaald volgens EN IEC 60904-1/IEC61215
• Foto’s van de installatie (panelen + omvormer(s))
• Omgevingsfoto’s genomen vanuit de plaats van de panelen naar de omgeving toe zodat alle schaduw gevende elementen duidelijk zichtbaar zijn. Minimaal: 1 foto loodrecht vanuit de panelen naar de omgeving, een tweede foto waarbij men zich 90° tegenwijzerzin verplaatst t.o.v. de eerste foto, een derde foto waarbij men zich 90° in wijzerzin verplaatst t.o.v. de eerste foto enz.
• Inplantingsplan (bv. satellietbeeld van Google Earth) waarop de eigenschappen van de schaduw gevende objecten (afstanden, hoogte, grootte) zijn aangeduid

b. Warmtepomp

Indien er een warmtepomp geplaatst is:

• Een kopie van de factuur (geen offerte) voor het plaatsen van de warmtepomp met vermelding van het exacte type warmtepomp, het compressorvermogen en het nuttig thermisch vermogen
• Een technische fiche van de warmtepomp met duidelijke vermelding van de COP-waarde.

c. Zonthermisch

Indien er een systeem van waterverwarming door middel van zonne-energie geplaatst is voor verwarming/SWW:

• Een kopie van de factuur (geen offerte) voor het plaatsen van een zonneboiler met vermelding van het merk en type van de zonneboiler en opslagvat, het aantal m² collectoroppervlakte.
• Een technische fiche van zonnecollector en het opslagvat.
• Foto’s van de installatie
• Indien er in EPB niet voor standaard beschaduwing wordt gekozen:
  • Omgevingsfoto’s genomen vanuit de plaats van de panelen naar de omgeving toe zodat alle schaduwgevende elementen duidelijk zichtbaar zijn. Minimaal: 1 foto loodrecht vanuit de panelen naar de omgeving, een tweede foto waarbij men zich 90° tegenwijzerzin verplaatst t.o.v. de eerste foto, een derde foto waarbij men zich 90° in wijzerzin verplaatst t.o.v. de eerste foto.
  • Inplantingsplan (bv. satelliet-beeld van Google Earth) waarop de eigenschappen van de schaduwgevende objecten (afstanden, hoogte, grootte) zijn aangeduid.

L. AOR-berekening (indien van toepassing)

De berekening van de reductiefactor indien men het effect van aangrenzend onverwarmde ruimtes in rekening bracht

• Naam en contactgegevens van de betrokken architect en PHPP-berekenaar

Indien wij vragen hebben m.b.t. technische aspecten van de woning of de PHPP-berekening kunnen wij deze mensen contacteren.

Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

Als u een contract met ons afsluit door bijvoorbeeld een certificaat aan te vragen, zullen we uw gegevens verwerken om dit contract te kunnen uitvoeren. We gebruiken uw gegevens dan om u de factuur te kunnen bezorgen, om de certificatie mogelijk te maken maar ook om uw vraag, bericht of verzoek te behandelen, u de nodige dienstverlening aan te aanbieden en de dienst na verkoop te verzorgen. Daaronder verstaan wij o.a. het inwinnen van bijkomende noodzakelijke informatie en de afhandeling van uw certificatiedossier.

We zullen uw gegevens ook verwerken om de wettelijke verplichtingen die Pixii heeft te kunnen naleven. Hieronder valt ook het overmaken van uw gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe en overheidssubsidies. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacy beleid van deze derden.

Aan wie kunnen we uw gegevens bezorgen?

We kunnen uw persoonsgegevens bezorgen aan andere natuurlijke personen of rechtspersonen die voor Pixii als onderaannemers handelen. In dat geval hebben ze alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun taak. We doen hiervoor enkel beroep op natuurlijke personen of rechtspersonen die in de EU gevestigd zijn en erkennen dat zij al hun verplichtingen krachtens de privacywet/GDPR zullen naleven.

Daarnaast zijn we soms verplicht uw gegevens te bezorgen aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe audits, het bewijzen van aanwezigheid van deelnemers van onze opleidingen in het kader van overheidssubsidies, kmo-subsidiedossiers en toekennen van de te volgen permanente vorming voor architecten en energiedeskundigen. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacy beleid van deze derden.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Als we uw gegevens niet langer nodig hebben voor andere verwerkingen vermeld in deze privacy voorwaarden, houden we bepaalde gegevens verzameld naar aanleiding van certificatie aanvraag 10 jaar bij, te rekenen vanaf het kalenderjaar volgend op de datum van certificatie. Dat is enkel het geval als het een dossier betreft dat recht geeft op belastingvermindering. In alle andere gevallen wordt het dossier na 3 jaar vernietigd, te rekenen vanaf het kalenderjaar volgend op de datum van certificatie. Gegevens nodig voor boekhoudkundige verwerking, moeten wettelijk gezien 7 volledige boekjaren bijgehouden worden.

4. Ik deed een offerte aanvraag bij Pixii, eventueel gevolgd door het afsluiten van een contract

Welke gegevens verzamelt en verwerkt Pixii?

• Naam aanvrager (organisatie), naam en voornaam contactpersoon, facturatieadres, btw-nummer, telefoonnummer en emailadres

In principe verwerken we minimum uw naam en voornaam, aangevuld met het facturatieadres en een telefoonnummer waarop we u kunnen contacteren voor bijkomende informatie en een emailadres om u de offerte en eventueel later de factuur toe te sturen.

• Alle relevante gegevens van het betreffende project

Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

Als u een offerte vraagt, zullen we bovenvermelde gegevens verwerken om deze offerte zo volledig mogelijk op te stellen. We gebruiken uw gegevens dan om u de offerte te bezorgen, om de uitvoering van het eventuele contract mogelijk te maken maar ook om uw vraag, bericht of verzoek te behandelen, u de dienstverlening te kunnen aanbieden die u wenst en de dienst na verkoop te verzorgen. Daaronder verstaan wij o.a. het inwinnen van bijkomende noodzakelijke informatie, de afhandeling van uw dossier en indien overeengekomen en uitvoerbaar, het opmaken en toesturen van het certificaat.

We zullen uw gegevens ook verwerken om de wettelijke verplichtingen die Pixii heeft te kunnen naleven. Hieronder valt ook het overmaken van uw gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe en overheidssubsidies. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacy beleid van deze derden.

Aan wie kunnen we uw gegevens bezorgen?

We kunnen uw persoonsgegevens bezorgen aan andere natuurlijke personen of rechtspersonen die voor Pixii als onderaannemers handelen. In dat geval hebben ze alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun taak. We doen hiervoor enkel beroep op natuurlijke personen of rechtspersonen die in de EU gevestigd zijn en erkennen dat zij al hun verplichtingen krachtens de privacywet/GDPR zullen naleven.

Daarnaast zijn we soms verplicht uw gegevens te bezorgen aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe audits, het bewijzen van aanwezigheid van deelnemers van onze opleidingen in het kader van overheidssubsidies, kmo-subsidiedossiers en toekennen van de te volgen permanente vorming voor architecten en energiedeskundigen. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacy beleid van deze derden.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Als we uw gegevens niet langer nodig hebben voor andere verwerkingen vermeld in deze privacy voorwaarden, wordt het dossier na 3 jaar vernietigd, te rekenen vanaf het kalenderjaar volgend op de datum van certificatie of uitvoering van het contract. Gegevens nodig voor boekhoudkundige verwerking, moeten wettelijk gezien 7 volledige boekjaren bijgehouden worden.

5. Ik heb me ingeschreven op de nieuwsbrieven van Pixii

Wanneer u hebt aangegeven dat u van ons mail wil ontvangen, gebruiken we uw persoonsgegevens om u onze nieuwsbrieven en aankondigingen van opleidingen of andere evenementen te bezorgen. Voor dit alles verzamelt en verwerkt Pixii de volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, emailadres en eventueel de organisatie waarvoor u werkt.

Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden gebruikt om u op de hoogte te houden van onze evenementen en diensten.

Aan wie kunnen we uw gegevens bezorgen?

Indien u uw persoonsgegevens enkel opgegeven hebt om onze nieuwsbrieven te ontvangen, delen we die met niemand.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Als we uw persoonsgegevens niet nodig hebben voor een verwerking die een langere bewaartermijn vereist, worden de hierboven vermelde gegevens bijgehouden tot u ons laat weten dat we uw gegevens niet langer mogen gebruiken voor direct marketing.

6. Ik ben Pixii-lid

Welke gegevens verzamelt en verwerkt Pixii?

• Naam organisatie, naam, voornaam en emailadres ledencontact(en), facturatieadres, btw-nummer en algemeen en facturatie emailadres organisatie

In principe verwerken we minimum de naam van de organisatie, het facturatieadres, btw-nummer en een emailadres om u de factuur te kunnen toesturen. De ledencontacten ontvangen ook alle mails i.v.m. ledenevents en andere ledenaangelegenheden.

• Naam, logo, adres, telefoonnummer, btw-nummer en algemeen emailadres van de organisatie

Eén van de ledenvoordelen is een bedrijfspagina op de Pixii-website. Die biedt de Pixii-leden zichtbaarheid en bevat de contactgegevens van het lid.

Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

Als u een contract met ons afsluit door lid te worden, zullen we uw gegevens verwerken om dit contract te kunnen uitvoeren. We gebruiken uw gegevens om u de factuur te bezorgen en om u alle informatie toe te sturen die belangrijk is voor u als lid.

We zullen uw gegevens ook verwerken om de wettelijke verplichtingen die Pixii heeft te kunnen naleven. Hieronder valt ook het overmaken van uw gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe audits en het bewijzen van de uitvoering van onze activiteiten in het kader van overheidssubsidies. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacy beleid van deze derden.

Aan wie kunnen we uw gegevens bezorgen?

We kunnen uw persoonsgegevens bezorgen aan andere natuurlijke personen of rechtspersonen die voor Pixii als onderaannemers handelen. In dat geval hebben ze alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun taak. We doen hiervoor enkel beroep op natuurlijke personen of rechtspersonen die in de EU gevestigd zijn en erkennen dat zij al hun verplichtingen krachtens de privacywet/GDPR zullen naleven.

Daarnaast zijn we soms verplicht uw gegevens te bezorgen aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe audits, het bewijzen van aanwezigheid van deelnemers van onze opleidingen in het kader van overheidssubsidies, kmo-subsidiedossiers en toekennen van de te volgen permanente vorming voor architecten en energiedeskundigen. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacy beleid van deze derden.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Als we uw gegevens niet langer nodig hebben voor andere verwerkingen vermeld in deze privacy voorwaarden, houden we de gegevens verzameld naar aanleiding van uw lidmaatschap 5 jaar bij, te rekenen van het kalenderjaar volgend op de datum van het einde van uw lidmaatschap. Gegevens nodig voor boekhoudkundige verwerking, moeten wettelijk gezien 7 volledige boekjaren bijgehouden worden.

7. Ik ben een leverancier van Pixii

Welke gegevens verzamelt en verwerkt Pixii?

• Naam, adres, btw-nummer, rekeningnummer en emailadres van de organisatie

In principe verwerken we minimum de gegevens nodig voor boeking en betaling van de factuur.

Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

Als we een contract met ons afsluiten door diensten of goederen bij u aan te kopen, zullen we uw gegevens verwerken om onze verplichtingen voortvloeiend uit dit contract na te komen. We gebruiken uw gegevens dan om uw factuur in te brengen in onze boekhouding en de betaling uit te voeren.

We zullen uw gegevens ook verwerken om de wettelijke verplichtingen die Pixii heeft te kunnen naleven. Hieronder valt ook het overmaken van uw gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe audits en het bewijzen van de uitvoering van onze activiteiten in het kader van overheidssubsidies. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacybeleid van deze derden.

Aan wie kunnen we uw gegevens bezorgen?

We kunnen uw persoonsgegevens bezorgen aan andere natuurlijke personen of rechtspersonen die voor Pixii als onderaannemers handelen. In dat geval hebben ze alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun taak. We doen hiervoor enkel beroep op natuurlijke personen of rechtspersonen die in de EU gevestigd zijn en erkennen dat zij al hun verplichtingen krachtens de privacywet/GDPR zullen naleven.

Daarnaast zijn we soms verplicht uw gegevens te bezorgen aan bevoegde autoriteiten in het kader van externe audits, het bewijzen van aanwezigheid van deelnemers van onze opleidingen in het kader van overheidssubsidies, kmo-subsidiedossiers en toekennen van de te volgen permanente vorming voor architecten en energiedeskundigen. Deze derden handelen als "verantwoordelijken voor de verwerking" bij het uitvoeren van deze en andere verwerkingen van de persoonsgegevens. Voor verdere informatie over deze verwerkingen, verwijzen we naar het toepasselijke privacy beleid van deze derden.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Als we uw gegevens niet langer nodig hebben voor andere verwerkingen vermeld in deze privacy voorwaarden, houden we de gegevens verzameld naar aanleiding van aankopen 7 jaar bij, te rekenen vanaf de datum van aankoop. Dit komt overeen met de wettelijke termijn voor het bijhouden van boekhoudkundige bewijsstukken.

8. Ik bezoek (regelmatig) de website van Pixii

Wat zijn cookies?

Een “cookie” is een klein bestand uitgezonden door de server van Pixii en geplaatst op de harde schijf van uw computer. De inlichtingen opgeslagen op deze cookies kunnen enkel door ons gelezen worden en enkel gedurende de duur van het bezoek aan de website.

Waarom gebruiken we cookies?

Onze website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën om uw gebruiksvoorkeuren te onderscheiden van die van andere gebruikers van onze website. Dit helpt ons om u een betere gebruikerservaring te bieden wanneer u onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren.

Ten gevolge van recente wetswijzigingen worden alle websites die gericht zijn op bepaalde delen van de Europese Unie verplicht om uw toestemming te vragen voor het gebruik of opslaan van cookies en gelijkaardige technologieën op uw computers of mobiele apparaten. Deze cookie policy geeft u duidelijke en volledige informatie over de cookies die wij gebruiken en hun doel.

Soorten cookies:

Hoewel er verschillende soorten cookies bestaan, onderscheiden qua functionaliteit, herkomst of bewaartermijn, maakt de wetgeving hoofdzakelijk een onderscheid tussen functionele of technisch noodzakelijke cookies enerzijds en alle andere cookies anderzijds.

De website gebruikt uitsluitend volgende cookies:

Functionele cookies

Geen.

Analytische cookies

Voor cookies geplaatst door derde partijen (o.a. Google Analytics) verwijzen wij je graag naar de verklaringen die deze partijen op hun respectieve websites daarover geven. Let op: wij oefenen geen enkele invloed uit op de inhoud van die verklaringen, noch op de inhoud van de cookies van deze derde partijen: Google Analytics cookies

Uw toestemming:

Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u gevraagd om onze cookies te aanvaarden.

U kunt tevens cookies weigeren of blokkeren door de configuratieparameters van uw navigatiesysteem te wijzigen. Het uitschakelen van cookies kan betekenen dat u van bepaalde functionaliteiten van de website geen gebruik kunt maken.

Mocht u verder nog vragen of opmerkingen hebben met betrekking tot de verwerking van Uw persoonsgegevens, neem gerust contact met ons op, hetzij per e-mail naar info@pixii.be of per post naar Pixii / Passiefhuis-Platform vzw, Mundo-Antwerpen, Turnhoutsebaan 139a, 2140 Borgerhout.

Meer informatie over cookies vindt u tevens op: http://www.allaboutcookies.org/

Wat zijn uw rechten?

U hebt het recht om ons te verzoeken om:

• inzage van uw persoonsgegevens;
• verbetering of verwijdering van uw persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking die op u betrekking heeft.

U hebt het recht om tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. U kan te allen tijde en kosteloos bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

U hebt het recht op overdracht van uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van uw toestemming werkt echter niet retroactief en laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan onverlet.

U hebt het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, zie https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

De uitoefening van bovenstaande rechten is afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de GDPR.

Voor de uitoefening van bovenstaande rechten kunt u eenvoudigweg een verzoek richten aan Pixii op info@pixii.be waarbij u zich afdoende dient te identificeren.

Wat zijn onze verplichtingen?

Wij treffen alle passende beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Dit behelst onder meer de nodige maatregelen inzake toegangscontrole, encryptie, fysieke en operationele veiligheid, in het bijzonder m.b.t. de website en applicaties van Pixii.

Wij houden een verwerkingsregister bij waarin ook de (categorie van) verwerking van uw persoonsgegevens wordt beschreven.

Wij werken mee met de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten (op hun verzoek).

Wij zullen, waar nodig en/of verplicht, inbreuken in verband met uw persoonsgegevens (met inbegrip van onrechtmatige verwerking, verlies, onbeschikbaarheid, vernietiging, beschadiging of niet toegelaten verspreiding ervan) onmiddellijk aan de Gegevensbeschermingsautoriteit melden en dit uiterlijk 72 uur na kennisname daarvan.

In geval dergelijke inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten, en onder de voorwaarden zoals bepaald in de GDPR, zullen wij dit ook melden aan u.

In geval u op enigerlei wijze kennis zou krijgen van een inbreuk in verband met uw persoonsgegevens of deze van anderen, kunt u Pixii contacteren op het e-mailadres info@pixii.be.

Indien wij bepaalde nieuwe technologieën of toepassingen zouden gebruiken voor de verwerking van uw persoonsgegevens, die voor u mogelijk risico’s inzake gegevensbescherming met zich zouden meebrengen, zullen wij, onder de voorwaarden bepaald in de GDPR, een zgn. “Data Protection Impact Assessment” (DPIA) uitvoeren en, indien vereist, de Gegevensbeschermingsautoriteit hieromtrent voorafgaandelijk raadplegen.

Meer informatie over online behavioural advertising en online privacy vindt u hier: http://www.youronlinechoices.eu/

Vragen? Contacteer ons gerust: info@pixii.be

Pixii behoudt zich het recht voor om dit Privacybeleid steeds te actualiseren.